RingCentral AI Resepsiyonisti: Ne Zaman Uygun Olur

RingCentral AI resepsiyonisti arıyorsanız, muhtemelen tam zamanlı bir ön büro çalışanı işe almadan iş aramalarını yanıtlamak ve yönlendirmek istiyorsunuz. Zaten RingCentral telefon sistemini kullanıyorsanız ve asıl ihtiyacınız çağrı yönlendirme, sesli mesaj, özetler veya temel otomasyon ise RingCentral yardımcı olabilir.

Arayanların randevu alması, ayrıntılı soruları yanıtlaması, potansiyel müşterileri nitelemesi veya ekibinize bağlam aktarması gerekiyorsa, karar vermeden önce bunu özel bir AI yanıtlama hizmeti ile karşılaştırın.

RingCentral AI resepsiyonisti denince ne kastedilir

İnsanlar RingCentral AI resepsiyonisti ifadesini birkaç farklı anlamda kullanır:

• Aramaları yanıtlayan ve menü seçeneklerine göre yönlendiren otomatik santral
• RingCentral içindeki arama özetleri veya deşifre gibi AI özellikleri
• RingCentral ayarları ve entegrasyonlarıyla kurulan sanal resepsiyonist akışı
• Arayanlarla konuşan ve görevleri tamamlayan konuşmaya dayalı AI telefon ajanı

Bunlar aynı satın alma kararı değildir.

Temel bir otomatik santral, “Satış için 1’e, destek için 2’ye basın” diyebilir. Konuşmaya dayalı bir AI resepsiyonist ise arayanın neye ihtiyacı olduğunu sorabilir, ayrıntıları toplayabilir, sık sorulan soruları yanıtlayabilir ve aramanın nereye gitmesi gerektiğine karar verebilir.

Bilmekte fayda var: Ürün adları ve pakete dahil AI özellikleri değişebilir. Satın almadan önce RingCentral’a planınıza tam olarak hangi AI resepsiyonist özelliklerinin dahil olduğunu, hangilerinin ek paket gerektirdiğini ve hangileri için üçüncü taraf entegrasyonu gerektiğini sorun.

RingCentral nerede iyi bir seçenek olur

RingCentral genellikle asıl sorununuz telefon sistemi yönetimiyse iyi bir seçenektir.

Buna şunlar dahil olabilir:

• İş telefon numaraları
• VoIP arama
• Çağrı kuyrukları
• Dahili hatlar
• Sesli mesaj
• Çağrı yönlendirme
• Ekip mesajlaşması
• Toplantılar
• Yönetici kontrolleri
• Plana ve yapılandırmaya bağlı olarak çağrı kaydı ve analizler

Ekibiniz zaten RingCentral’da çalışıyorsa, resepsiyonist akışlarını orada tutmak araç karmaşasını azaltabilir. Yöneticileriniz başka bir telefon platformu yönetmek zorunda kalmaz. Ekibiniz aynı dahili hatları, kuyrukları ve arama kayıtlarını kullanmaya devam edebilir.

Ön büro akışınız basitse RingCentral yeterli olabilir:

1. Aramayı yanıtla.
2. Departmanı belirle.
3. Arayanı yönlendir.
4. Kimse yanıtlamazsa sesli mesaj al.
5. Mesajı doğru kişiye gönder.

Bu faydalıdır. Ancak aramaları kendi başına çözebilen bir AI ajana sahip olmakla aynı şey değildir.

Özel bir AI resepsiyonist nerede daha iyi uyar

Özel bir AI resepsiyonist, yalnızca telefon menüsüne değil konuşmanın kendisine göre tasarlanır.

Arayanlar şöyle şeyler söylediğinde bu önemlidir:

• “Yeni hasta kabul ediyor musunuz?”
• “Fiyat teklifi alabilir miyim?”
• “Randevumu değiştirmem gerekiyor.”
• “Siparişim hazır mı?”
• “Bugün biri beni arayabilir mi?”
• “Benim bölgeme hizmet veriyor musunuz?”

Güçlü bir AI resepsiyonist şunları yapabilmelidir:

• Onaylı işletme içeriğinden sık sorulan soruları yanıtlamak
• Ad, telefon numarası, e-posta ve arama nedenini almak
• Potansiyel müşterileri hizmet, konum, aciliyet, bütçe veya başka kurallara göre nitelemek
• Doğru sistemlere bağlı olduğunda randevu almak veya randevu talebi oluşturmak
• Acil aramaları bir insana yükseltmek
• Ekibinize yapılandırılmış arama notları göndermek
• Her arayanı sesli mesaja göndermeden mesai dışı aramaları desteklemek

WiseRep AI tam olarak bu tür işlere odaklanır. WiseRep AI platformunun çağrı akışlarını, bilgiyi, yönlendirmeyi ve devri nasıl yönettiğini görün.

RingCentral, AI resepsiyonist ve canlı yanıtlama karşılaştırması

Her şeyi RingCentral’da tutmak, özel bir AI resepsiyonist eklemek veya canlı yanıtlama hizmeti almak arasında seçim yapıyorsanız bu tabloyu kullanın.

Hiçbir seçenek herkes için en iyisi değildir.

Aramaların çoğu basit aktarmalardan oluşuyorsa RingCentral yeterli olabilir. Kaçırılan aramalar size potansiyel müşteri veya randevu kaybettiriyorsa özel bir AI resepsiyonisti test edin. Arayanların empatiye, pazarlığa veya olağan dışı değerlendirmeye ihtiyacı varsa insanları sürecin içinde tutun.

Seçmeden önce kontrol edilecek özellikler

Araçları “AI” kelimesine göre karşılaştırmayın. Gerçek arama sonuçlarına bakın.

Arama yanıtlama ve yönlendirme

Şunları sorun:

• Her aramayı yanıtlayabiliyor mu, yoksa sadece belirli bir süre sonra mı devreye giriyor?
• Yönlendirmeyi yalnızca tuşlama girdisine göre değil, arayanın niyetine göre yapabiliyor mu?
• Bir kişiye, departmana veya yedek numaraya aktarabiliyor mu?
• Mesai dışı kuralları mesai saatlerinden farklı yönetebiliyor mu?
• Acil aramaları tanıyabiliyor mu?

Bilgi ve yanıt kontrolü

Şunları sorun:

• AI yanıtları nereden alıyor?
• Kullandığı içeriği onaylayabiliyor musunuz?
• Belirli soruları yanıtlamasını engelleyebiliyor musunuz?
• Güncellemeler nasıl yapılıyor?
• Emin olmadığında bunu arayanlara söylüyor mu?

Bu, düzenlemeye tabi veya yüksek güven gerektiren kategorilerdeki işletmeler için önemlidir. Sağlık, hukuk, finansal hizmetler veya ev hizmetleri alanında çalışıyorsanız, yanlış yanıtlar gerçek sorunlar yaratabilir.

Potansiyel müşteri toplama ve niteleme

Şunları sorun:

• Arayan bilgilerini yapılandırılmış şekilde toplayabiliyor mu?
• Takip soruları sorabiliyor mu?
• Aramaları hizmet türü, konum, aciliyet veya değere göre etiketleyebiliyor mu?
• Nitelikli potansiyel müşterileri CRM’inize veya gelen kutunuza gönderebiliyor mu?
• Yinelenen veya eksik kayıtları önleyebiliyor mu?

WiseRep AI’ın gelen arama otomasyonu bu tür iş akışları için tasarlanmıştır.

Çok dilli destek

Şunları sorun:

• Hangi diller destekleniyor?
• AI arama sırasında dil değiştirebiliyor mu?
• Deşifreler ve özetler İngilizce veya arayanın dilinde alınabiliyor mu?
• Başka bir dildeki aramalar farklı yönlendirme kurallarını izleyebiliyor mu?

Dil kapsamı önemliyse her resepsiyonist aracının bunu iyi yaptığını varsaymak yerine çok dilli AI telefon desteğine bakın.

Raporlama

Şunları sorun:

• Kaç arama yanıtlandı?
• Kaç arama kaçırıldı?
• Kaçı personel olmadan çözüldü?
• Kaçı potansiyel müşteri, rezervasyon, destek talebi veya geri aramaya dönüştü?
• En yaygın arama nedenleri neler?
• Hangi aramalar insan desteği gerektirdi?

Bir sağlayıcı bu sayıları gösteremiyorsa, pilot sırasında bunları kendiniz ölçmeyi planlayın.

Zaten RingCentral kullanıyorsanız nasıl kurulur

RingCentral zaten telefon sisteminizse, AI resepsiyonist kullanmak için onu tamamen değiştirmeniz gerekmez. Çoğu durumda AI resepsiyonisti mevcut arama akışınızın önüne, yanına veya sonrasına yerleştirebilirsiniz.

Pratik bir kurulum süreci şöyle görünür:

1. Mevcut arama akışınızı haritalayın. Mesai saatlerinde, mesai dışında, hafta sonlarında ve yoğunluk durumunda ne olduğunu yazın.
2. En sık arama nedenlerinizi listeleyin. Arama kayıtlarını, sesli mesajları, personel notlarını ve resepsiyonist geri bildirimlerini kullanın.
3. AI’ın neleri yönetebileceğine karar verin. Çalışma saatleri, konumlar, randevu talepleri, temel niteleme ve geri aramalar gibi düşük riskli aramalarla başlayın.
4. İnsana devir kurallarını tanımlayın. Acil durumlar, şikayetler, VIP müşteriler veya fatura anlaşmazlıkları gibi hangi aramaların her zaman personele gitmesi gerektiğini seçin.
5. Yönlendirmeyi bağlayın. Aramaların RingCentral’dan AI’a mı, AI’dan RingCentral’a mı yönlendirileceğine veya test için ayrı numaralar mı kullanılacağına karar verin.
6. Gerçek senaryolarla test edin. Yeni müşteri, mevcut müşteri, kafası karışık arayan ve acil arayan gibi arayın.
7. Deşifreleri inceleyin. Yanlış yanıtları, sorunlu aktarmaları, eksik alanları ve net olmayan özetleri arayın.
8. Yavaş yayına alın. Tüm aramaları AI üzerinden geçirmeden önce mesai dışı, taşma veya tek bir departmanla başlayın.

Bilmekte fayda var: En güvenli ilk test çoğu zaman mesai dışı veya taşma aramalarıdır. Ana gündüz telefon deneyimini değiştirmeden kaydedilen sesli mesajları ve daha hızlı geri aramaları ölçebilirsiniz.

Maliyet: tahmin etmek yerine neyi ölçmeli

Fiyatlandırma sağlayıcıya, plana, kullanıma, arama hacmine ve kurulum ihtiyaçlarına göre değişir. Hangi seçeneğin daha ucuz olduğunu tahmin etmek yerine mevcut arama yönetiminizin maliyetini ölçün.

İki ila dört hafta boyunca şu sayıları takip edin:

• Toplam gelen arama sayısı
• Kaçırılan aramalar
• Sesli mesajlar
• Ortalama arama süresi
• Potansiyel müşteriye dönüşen aramalar
• Alınmış randevuya dönüşen aramalar
• Canlı yanıtlanması gereken aramalar
• Personelin tekrar eden soruları yanıtlamak için harcadığı zaman
• Mesai dışı aramalar
• Tahmin edebiliyorsanız, alınmış arama başına gelir veya değer

Sonra seçenekleri karşılaştırın.

WiseRep AI maliyetlerini mevcut kurulumunuzla karşılaştırmak istiyorsanız fiyatlandırma sayfasından başlayın ve arama hacmi sayılarını yanınızda getirin.

Öneri

Asıl ihtiyacınız daha iyi bir telefon sistemi, yönlendirme, sesli mesaj ve ekip arama yönetimiyse RingCentral’ın yerleşik resepsiyonist ve AI özelliklerini seçin.

Arayan deneyiminin daha konuşmaya dayalı olması gerekiyorsa özel bir AI resepsiyonist seçin. Buna potansiyel müşteri niteleme, randevu talepleri, ayrıntılı SSS’ler, yapılandırılmış özetler ve kurallara dayalı devirler dahildir.

Aramalar hassas, öngörülemez veya ilişki ağırlıklıysa canlı yanıtlama ya da şirket içi resepsiyonist seçin.

En iyi test basittir: son 50 gelen aramanızı alın ve hangilerinin yönlendirmeyle çözülebileceğini, hangilerinin konuşma gerektirdiğini, hangilerinin de insan gerektirdiğini işaretleyin. Bu size RingCentral’ın tek başına yeterli olup olmadığını veya arama akışında bir AI resepsiyonistin yer alması gerekip gerekmediğini gösterir.