RingCentral AI Receptionist: milloin se sopii
Vertaa RingCentral AI receptionist -vaihtoehtoja erillisiin AI-puhelinagentteihin ja live-vastauspalveluun sekä tarkista, mitä kannattaa selvittää ennen valintaa.
Jos etsit RingCentral AI receptionist -ratkaisua, haluat todennäköisesti vastata yrityksen puheluihin ja ohjata ne oikeaan paikkaan ilman kokopäiväistä vastaanottovirkailijaa. RingCentral voi auttaa, jos käytät jo sen puhelinjärjestelmää ja tarvitset pääasiassa puheluiden ohjausta, vastaajaviestejä, yhteenvetoja tai perusautomaatiota.
Jos soittajien pitää varata aikoja, saada vastauksia yksityiskohtaisiin kysymyksiin, karsia liidejä tai välittää taustatiedot tiimillesi, vertaa sitä erilliseen AI-vastauspalveluun ennen päätöstä.
Mitä RingCentral AI receptionistillä yleensä tarkoitetaan
Ilmausta RingCentral AI receptionist käytetään muutamasta eri asiasta:
- Automaattivastaaja, joka vastaa puheluihin ja ohjaa ne valikkovalintojen perusteella
- RingCentralin sisäiset AI-ominaisuudet, kuten puheluyhteenvedot tai transkriptio
- RingCentralin asetuksilla ja integraatioilla rakennettu virtuaalivastaanoton työnkulku
- Keskusteleva AI-puhelinagentti, joka puhuu soittajien kanssa ja hoitaa tehtäviä
Nämä eivät ole sama hankinta.
Perustason automaattivastaaja voi sanoa: “Paina 1 myyntiin, paina 2 tukeen.” Keskusteleva AI-vastaanottaja voi kysyä, mitä soittaja tarvitsee, kerätä tiedot, vastata yleisiin kysymyksiin ja päättää, mihin puhelu pitää ohjata.
Hyvä tietää: Tuotenimet ja paketteihin sisältyvät AI-ominaisuudet voivat muuttua. Ennen ostoa kysy RingCentralilta, mitkä tarkat AI-vastaanottajan ominaisuudet sisältyvät pakettiisi, mitkä vaativat lisäosia ja mitkä tarvitsevat kolmannen osapuolen integraation.
Milloin RingCentral sopii hyvin
RingCentral sopii yleensä hyvin silloin, kun pääongelma on puhelinjärjestelmän hallinta.
Siihen voi kuulua:
- Yrityksen puhelinnumerot
- VoIP-puhelut
- Puhelujonot
- Alanumerot
- Vastaaja
- Puhelunsiirto
- Tiimiviestit
- Kokoukset
- Ylläpidon hallintatyökalut
- Puheluiden tallennus ja analytiikka paketista ja asetuksista riippuen
Jos tiimisi työskentelee jo RingCentralissa, vastaanoton työnkulkujen pitäminen siellä voi vähentää työkalujen määrää. Ylläpitäjien ei tarvitse hallita toista puhelinalustaa. Tiimi voi jatkaa samojen alanumeroiden, jonojen ja puhelulokien käyttöä.
RingCentral voi riittää, jos vastaanoton prosessi on yksinkertainen:
- Vastaa puheluun.
- Tunnista osasto.
- Ohjaa soittaja eteenpäin.
- Ota vastaajaviesti, jos kukaan ei vastaa.
- Lähetä viesti oikealle henkilölle.
Se on hyödyllistä. Se on myös eri asia kuin AI-agentti, joka pystyy ratkaisemaan puheluita itse.
Milloin erillinen AI-vastaanottaja sopii paremmin
Erillinen AI-vastaanottaja on rakennettu keskustelun ympärille, ei pelkän puhelinvalikon.
Tällä on merkitystä, kun soittajat sanovat esimerkiksi:
- “Otatteko uusia potilaita?”
- “Voinko saada tarjouksen?”
- “Minun pitää siirtää aikaa.”
- “Onko tilaukseni valmis?”
- “Voiko joku soittaa minulle takaisin tänään?”
- “Palveletteko minun alueellani?”
Hyvän AI-vastaanottajan pitäisi pystyä:
- Vastaamaan yleisiin kysymyksiin hyväksytyn yrityssisällön perusteella
- Keräämään nimet, puhelinnumerot, sähköpostit ja soiton syyn
- Karsimaan liidejä palvelun, sijainnin, kiireellisyyden, budjetin tai muiden sääntöjen perusteella
- Varaamaan tai pyytämään aikoja, kun se on yhdistetty oikeisiin järjestelmiin
- Ohjaamaan kiireelliset puhelut ihmiselle
- Lähettämään jäsennellyt puhelumuistiinpanot tiimillesi
- Hoitamaan aukioloaikojen ulkopuolisia puheluita ohjaamatta jokaista soittajaa vastaajaan
Tällaiseen työhön WiseRep AI keskittyy. Katso, miten WiseRep AI -alusta hoitaa puhelupolut, tietopohjan, ohjauksen ja siirrot.
RingCentral vs AI-vastaanottaja vs live-vastauspalvelu
Käytä tätä taulukkoa, jos valitset RingCentralissa pysymisen, erillisen AI-vastaanottajan lisäämisen tai live-vastauspalvelun palkkaamisen välillä.
| Vaihtoehto | Mitä se maksaa | Paras käyttötapa |
|---|---|---|
| RingCentralin automaattivastaaja tai sisäänrakennetut AI-ominaisuudet | Yleensä osa RingCentral-pakettia tai lisäosa; varmista paketin ja käyttäjämäärän mukaan | Tiimit, jotka tarvitsevat pääasiassa ohjausta, vastaajaa, puheluyhteenvetoja ja puhelinjärjestelmän hallintaa |
| Erillinen AI-vastaanottaja | Hinnoitellaan yleensä käytön, puhelinnumeron, ominaisuustason tai räätälöidyn käyttöönoton mukaan | Yritykset, jotka haluavat puheluihin vastattavan, soittajien karsinnan, dokumentoinnin ja joskus ratkaisun ilman ihmistä |
| Live-vastauspalvelu | Hinnoitellaan yleensä minuutin, puhelumäärän tai paketin mukaan | Yritykset, jotka tarvitsevat ihmisen harkintaa, arkaluonteisia keskusteluja tai monimutkaisten poikkeusten käsittelyä |
| Oma vastaanottaja | Palkka, edut, koulutus, kattavuus ja johtamiseen käytetty aika | Korkean palvelutason toimistot, joilla on tasaista puhelumäärää työaikana |
Mikään vaihtoehto ei ole paras kaikille.
Jos useimmat puhelut ovat yksinkertaisia siirtoja, RingCentral voi riittää. Jos vastaamattomat puhelut maksavat liidejä tai ajanvarauksia, testaa erillistä AI-vastaanottajaa. Jos soittajat tarvitsevat empatiaa, neuvottelua tai poikkeuksellista harkintaa, pidä ihmiset mukana.
Ominaisuudet, jotka kannattaa tarkistaa ennen valintaa
Älä vertaa työkaluja sanan “AI” perusteella. Vertaa todellisia puheluiden lopputuloksia.
Puheluihin vastaaminen ja ohjaus
Kysy:
- Voiko se vastata jokaiseen puheluun vai vain viiveen jälkeen?
- Voiko se ohjata soittajan tarkoituksen perusteella, ei vain näppäinvalinnan mukaan?
- Voiko se siirtää puhelun henkilölle, osastolle tai varanumeroon?
- Voiko se käsitellä aukioloaikojen ulkopuolisia sääntöjä eri tavalla kuin työajan sääntöjä?
- Voiko se tunnistaa kiireelliset puhelut?
Tietopohja ja vastausten hallinta
Kysy:
- Mistä AI saa vastaukset?
- Voitko hyväksyä sen käyttämän sisällön?
- Voitko estää sitä vastaamasta tiettyihin kysymyksiin?
- Miten päivitykset tehdään?
- Kertooko se soittajille, kun se on epävarma?
Tämä on tärkeää säännellyillä aloilla tai aloilla, joissa luottamus on erityisen tärkeää. Jos työskentelet terveydenhuollossa, juridiikassa, rahoituspalveluissa tai kotipalveluissa, väärät vastaukset voivat aiheuttaa todellisia ongelmia.
Liidien keruu ja karsinta
Kysy:
- Voiko se kerätä soittajan tiedot jäsennellysti?
- Voiko se esittää jatkokysymyksiä?
- Voiko se merkitä puhelut palvelutyypin, sijainnin, kiireellisyyden tai arvon mukaan?
- Voiko se lähettää karsitut liidit CRM:ään tai sähköpostiin?
- Voiko se estää päällekkäiset tai puutteelliset kirjaukset?
WiseRep AI:n saapuvien puheluiden automaatio on rakennettu tällaiseen työnkulkuun.
Monikielinen tuki
Kysy:
- Mitä kieliä tuetaan?
- Vaihtaako AI kieltä puhelun aikana?
- Ovatko transkriptiot ja yhteenvedot saatavilla englanniksi tai soittajan kielellä?
- Voivatko toisenkieliset puhelut noudattaa eri ohjaussääntöjä?
Jos kielituki on tärkeää, tutustu monikieliseen AI-puhelintukeen sen sijaan, että oletat jokaisen vastaanottotyökalun hoitavan sen hyvin.
Raportointi
Kysy:
- Kuinka moneen puheluun vastattiin?
- Kuinka monta jäi vastaamatta?
- Kuinka monta ratkaistiin ilman henkilöstöä?
- Kuinka monesta tuli liidi, varaus, tukipyyntö tai takaisinsoitto?
- Mitkä ovat yleisimmät soiton syyt?
- Mitkä puhelut tarvitsivat ihmisen apua?
Jos toimittaja ei pysty näyttämään näitä lukuja, suunnittele mittaavasi ne itse pilotin aikana.
Näin otat sen käyttöön, jos käytät jo RingCentralia
Jos RingCentral on jo puhelinjärjestelmäsi, sitä ei tarvitse poistaa AI-vastaanottajan takia. Monissa tapauksissa voit sijoittaa AI-vastaanottajan nykyisen puhelupolkusi eteen, viereen tai jälkeen.
Käytännöllinen käyttöönottoprosessi näyttää tältä:
- Kartoita nykyinen puhelupolkusi. Kirjaa, mitä tapahtuu työaikana, työajan jälkeen, viikonloppuisin ja ruuhkatilanteissa.
- Listaa yleisimmät soiton syyt. Käytä puhelulokeja, vastaajaviestejä, henkilöstön muistiinpanoja ja vastaanoton palautetta.
- Päätä, mitä AI voi hoitaa. Aloita matalan riskin puheluista, kuten aukioloajoista, sijainneista, ajanvarauspyynnöistä, peruskarsinnasta ja takaisinsoitoista.
- Määritä ihmisiirron säännöt. Valitse, mitkä puhelut pitää aina ohjata henkilöstölle, kuten hätätilanteet, reklamaatiot, VIP-asiakkaat tai laskutusriidat.
- Yhdistä ohjaus. Päätä, siirretäänkö puhelut RingCentralista AI:lle, AI:lta RingCentraliin vai käytetäänkö testaukseen erillisiä numeroita.
- Testaa oikeilla käsikirjoituksilla. Soita uutena asiakkaana, nykyisenä asiakkaana, hämmentyneenä soittajana ja kiireellisenä soittajana.
- Tarkista transkriptiot. Etsi vääriä vastauksia, kömpelöitä siirtoja, puuttuvia kenttiä ja epäselviä yhteenvetoja.
- Ota käyttöön hitaasti. Aloita aukioloaikojen ulkopuolelta, ruuhkatilanteista tai yhdestä osastosta ennen kuin ohjaat kaikki puhelut AI:n kautta.
Hyvä tietää: Turvallisin ensimmäinen testi on usein aukioloaikojen ulkopuolella tai ruuhkatilanteissa. Voit mitata säästyneitä vastaajaviestejä ja nopeampia takaisinsoittoja muuttamatta pääasiallista päiväajan puhelinkokemusta.
Kustannukset: mitä kannattaa mitata arvailun sijaan
Hinnoittelu vaihtelee toimittajan, paketin, käytön, puhelumäärän ja käyttöönoton tarpeiden mukaan. Sen sijaan että arvaat, mikä vaihtoehto on halvempi, mittaa nykyisen puheluiden käsittelyn kustannus.
Seuraa näitä lukuja kahdesta neljään viikkoa:
- Saapuvien puheluiden kokonaismäärä
- Vastaamattomat puhelut
- Vastaajaviestit
- Keskimääräinen puhelun kesto
- Puhelut, joista tulee liidejä
- Puhelut, joista tulee varattuja aikoja
- Puhelut, joihin olisi pitänyt vastata ihmisenä
- Henkilöstön aika toistuviin kysymyksiin vastaamiseen
- Aukioloaikojen ulkopuoliset puhelut
- Tuotto tai arvo per varattu puhelu, jos pystyt arvioimaan sen
Vertaa sitten vaihtoehtoja.
| Kysymys | Miksi sillä on merkitystä | Mitä mitata |
|---|---|---|
| Kuinka monta puhelua jää vastaamatta? | Vastaamattomat puhelut voivat tarkoittaa menetettyjä liidejä tai hitaampaa palvelua | Vastaamattomat puhelut viikossa ja takaisinsoittojen onnistumisaste |
| Kuinka moni puhelu on toistuva? | Toistuvat puhelut sopivat hyvin AI:lle | 10 yleisintä soiton syytä |
| Kuinka moni puhelu vaatii henkilöstön harkintaa? | Nämä kannattaa pitää ihmisillä tai eskaloida | Osuus puheluista, jotka tarvitsevat ihmisen päätöksentekoa |
| Kuinka paljon aikaa henkilöstö käyttää puheluihin? | AI voi säästää hallinnollista aikaa, vaikka puhelumäärä olisi kohtuullinen | Tunnit viikossa rooleittain |
| Kuinka monta puhelua tulee aukioloaikojen ulkopuolella? | Aukioloaikojen ulkopuolinen AI voi kerätä kysyntää, jota et nyt näe | Puhelut työajan ulkopuolella |
Jos haluat verrata WiseRep AI:n kustannuksia nykyiseen järjestelyysi, aloita hinnoittelusivulta ja ota puhelumääräsi mukaan.
Suositus
Valitse RingCentralin sisäänrakennetut vastaanotto- ja AI-ominaisuudet, jos tarvitset pääasiassa paremman puhelinjärjestelmän, ohjauksen, vastaajan ja tiimin puheluiden hallinnan.
Valitse erillinen AI-vastaanottaja, jos soittajakokemuksen pitää olla keskustelevampi. Siihen kuuluvat liidien karsinta, ajanvarauspyynnöt, yksityiskohtaiset usein kysytyt kysymykset, jäsennellyt yhteenvedot ja sääntöihin perustuvat siirrot.
Valitse live-vastauspalvelu tai oma vastaanottaja, kun puhelut ovat arkaluonteisia, arvaamattomia tai vahvasti asiakassuhteeseen perustuvia.
Paras testi on yksinkertainen: käy läpi viimeiset 50 saapunutta puheluasi ja merkitse, mitkä olisi voitu hoitaa ohjauksella, mitkä tarvitsivat keskustelun ja mitkä tarvitsivat ihmisen. Se kertoo, riittääkö RingCentral yksin vai pitäisikö AI-vastaanottajan olla mukana puhelupolussa.
Usein kysytyt kysymykset
Onko RingCentralilla AI-vastaanottaja?
RingCentralilla on puhelinjärjestelmän ominaisuuksia, kuten automaattivastaajat, ohjaus, vastaaja ja AI-ominaisuudet, jotka voivat vaihdella paketin mukaan. Jos tarvitset keskustelevan AI-vastaanottajan, kysy, mitkä ominaisuudet ovat natiiveja, mitkä vaativat lisäosia ja mitkä tarvitsevat kolmannen osapuolen integraation.
Mitä eroa on RingCentralin automaattivastaajalla ja AI-vastaanottajalla?
Automaattivastaaja yleensä ohjaa puhelut valikoiden tai ennalta määritettyjen sääntöjen kautta. AI-vastaanottaja voi keskustella, kerätä tietoja, vastata hyväksyttyihin kysymyksiin, karsia soittajia ja päättää, milloin puhelu siirretään ihmiselle.
Voinko käyttää AI-vastaanottajaa RingCentralin kanssa?
Usein kyllä. Monet yritykset pitävät RingCentralin puhelinjärjestelmänä ja siirtävät tietyt puhelut AI-vastaanottajalle aukioloaikojen ulkopuolelle, ruuhkatilanteisiin, liidien keruuseen tai tietyille osastoille.
Sopiiko RingCentral AI receptionist pienyrityksille?
Se voi sopia hyvin, jos yritys tarvitsee yksinkertaista puheluiden ohjausta ja vastaajan hallintaa olemassa olevan puhelinjärjestelmän sisällä. Jos yritykseltä jää myyntipuheluita vastaamatta tai soittajat pitää karsia ennen henkilöstön jatkotoimia, erillinen AI-vastaanottaja voi sopia paremmin.
Kuinka paljon RingCentral AI receptionist maksaa?
Hinta riippuu RingCentral-paketista, lisäosista, käyttäjämäärästä ja siitä, käytätkö kolmannen osapuolen AI-vastaanottajaa. Vaihtoehtojen vertailua varten mittaa puhelumäärä, vastaamattomat puhelut, aukioloaikojen ulkopuoliset puhelut ja henkilöstön aika toistuviin puhelintehtäviin.
Haluatko nähdä Wiserep AI:n toiminnassa?
Varaa henkilökohtainen demo tai aloita ilmainen kokeilu tänään – ota käyttöön jopa tunnissa.