Zoom Phone: kustannukset, ominaisuudet ja käyttöönotto
Mitä Zoom Phone tekee, mitä tarkistaa ennen ostoa ja milloin lisätä AI-vastaaminen vastaamattomiin puheluihin, reititykseen ja aukioloaikojen ulkopuoliseen kattavuuteen.
Zoom Phone on Zoomin pilvipuhelinjärjestelmä yrityspuheluihin. Se korvaa tai täydentää perinteisen toimistopuhelinratkaisun VoIP-puheluilla, yritysnumeroilla, puhelujen reitityksellä, vastaajalla ja hallintatyökaluilla. Jos käytät jo Zoomia kokouksiin, se voi olla yksinkertainen tapa keskittää puhelut, kokoukset ja viestit yhdelle toimittajalle.
Mikä Zoom Phone on
Zoom Phone on pilvi-PBX. PBX tarkoittaa yrityksen sisäistä puhelinjärjestelmää, joka reitittää puhelut organisaation sisällä.
Sen sijaan, että puhelinlaitteistoa pyöritettäisiin toimiston laitekaapissa, Zoom ylläpitää puhelinjärjestelmää pilvessä. Tiimisi soittaa ja vastaanottaa puheluja näillä:
- Zoomin työpöytäsovellus
- Zoomin mobiilisovellus
- Tuetut pöytäpuhelimet
- Neuvotteluhuoneiden tai yhteisten tilojen puhelimet
Asiakkaalle se näyttää tavalliselta yrityspuhelinnumerolta. Tiimillesi se toimii enemmän hallittuna sovelluksena, jossa on numerot, alanumerot, puhelujonot, vastaaja ja raportointi.
Zoom Phone ei ole sama asia kuin Zoom Meetings. Meetings on videopuheluihin. Zoom Phone on tavallisiin saapuviin ja lähteviin puheluihin julkisessa puhelinverkossa.
Mitä Zoom Phone sisältää
Zoom Phonen ominaisuudet vaihtelevat maan, paketin ja ylläpitäjän asetusten mukaan. Yleensä yritykset arvioivat sitä näiden perustoimintojen takia:
- Yritysnumerot ja alanumerot
- Saapuvat ja lähtevät puhelut
- Puhelun siirto, pito, edelleenohjaus ja delegointi
- Automaattiset puhelunvastaanottajat ja IVR-valikot
- Puhelujonot esimerkiksi myynti- tai tukitiimeille
- Vastaaja ja vastaajaviestien tekstitys
- Puhelutallennuksen hallinta
- Soittajan tunnuksen hallinta
- Hätäpuhelujen määritys
- SMS ja MMS tuetuilla alueilla
- Analytiikka ja puhelulokit
- Integraatiot työkaluihin, kuten Salesforce, Microsoft Teams, Google Workspace ja Slack, kokoonpanostasi riippuen
Hyvä tietää: Ominaisuudet kuten SMS, puhelutallennus, hätäpuhelut ja numeroiden saatavuus eivät ole samoja kaikissa maissa. Varmista tarkka maa, paketti ja vaatimustenmukaisuus ennen numeroiden siirtoa.
Zoom Phonen hinnoittelu: mitä tarkistaa ennen ostoa
Zoom julkaisee hinnat alueittain ja muuttaa paketteja ajan mittaan, joten pidä Zoomin nykyistä hinnastosivua tai omaa tarjoustasi oikeana lähteenä.
Budjetoinnissa ei kannata katsoa vain kuukausittaista käyttäjähintaa. Selvitä ensin nämä asiat:
- Kuinka moni käyttäjä tarvitsee suoran puhelinyhteyden
- Yhteiskäyttöpuhelimet auloissa, varastoissa, klinikoilla tai myymälöissä
- Arvioidut kuukausittaiset saapuvat ja lähtevät minuutit
- Maksuttomien numeroiden puhelumäärä, jos niitä on
- Kansainvälisten puhelujen tarve
- SMS- tai MMS-käyttö
- Puhelutallennuksen ja tallennustilan tarve
- Pöytäpuhelimet, kuulokkeet tai huonelaitteet
- Numeroiden siirtotarpeet
- Ylläpidon aika käyttöönottoon ja koulutukseen
Yleisiä Zoom Phone -pakettityyppejä ovat:
| Vaihtoehto | Mitä se maksaa | Sopii parhaiten |
|---|---|---|
| Käytön mukaan laskutettava puhepaketti | Pienempi perusmaksu ja käytön mukaan veloitettavat puhelumaksut | Tiimeille, joilla on vähän lähteviä puheluja tai enimmäkseen sisäisiä puheluja |
| Rajattoman alueellisen puheen paketti | Korkeampi kuukausimaksu, johon sisältyy puhelut määritellyllä alueella | Tiimeille, jotka soittavat usein kotimaanpuheluja |
| Globaali tai monen maan paketti | Kuukausimaksu ja kattavuus määräytyvät mukana olevien maiden mukaan | Yrityksille, joilla on henkilöstöä tai asiakkaita useissa maissa |
| Lisäosat ja käyttö | Lisämaksuja voi tulla maksuttomista numeroista, kansainvälisistä puheluista, laitteista, tallennustilasta tai vaativammista tarpeista | Yrityksille, joilla on suurempi puhelumäärä tai tiukemmat reititys- ja raportointitarpeet |
Jos tarvitset selkeän vertailun, rakenna yhden kuukauden puhelumalli. Käytä oikeita puhelulokejasi, jos niitä on. Jos ei, seuraa puhelumäärää kahden viikon ajan ennen vaihtoa.
Zoom Phone verrattuna muihin puhelinvaihtoehtoihin
Zoom Phone on yksi vaihtoehto monien joukossa. Oikea valinta riippuu siitä, tarvitsetko puhelinjärjestelmän, yhteyskeskuksen vai jonkun vastaamaan puheluihin puolestasi.
| Vaihtoehto | Mitä se maksaa | Sopii parhaiten | |
|---|---|---|---|
| Zoom Phone | Käyttäjäkohtainen kuukausimaksu, joissain paketeissa käyttömaksut sekä tarvittaessa laitteet tai lisäosat | Yrityksille, jotka haluavat pilvipohjaisen yrityspuhelinjärjestelmän työntekijöille | |
| Zoom Contact Center | Yhteyskeskuslisenssit ja käyttö paketin ja kanavien mukaan | Tuki- tai myyntitiimeille, jotka tarvitsevat jonoja, monikanavaista reititystä ja agenttien työnkulkuja | |
| Perinteinen PBX- tai lankapuhelinjärjestelmä | Laitteisto, operaattoripalvelu, ylläpito ja usein IT-tuki | Toimistoille, joilla on jo oma infrastruktuuri tai erityisiä paikallisen järjestelmän tarpeita | |
| [[LINK:/ai-answering-service/ | AI-vastauspalvelu]] | Kuukausittainen palvelumaksu käyttöönoton ja puhelujen käsittelytarpeiden mukaan | Yrityksille, joilta jää puheluja vastaamatta, jotka tarvitsevat aukioloaikojen ulkopuolista kattavuutta tai jotka haluavat kvalifioida puhelut ennen ihmisen liittymistä mukaan |
| Ihmisten hoitama vastauspalvelu | Kuukausimaksu sekä usein minuuttikohtainen tai puhelukohtainen laskutus | Yrityksille, jotka haluavat ihmisvastaanottajat ilman oman henkilöstön palkkaamista |
Zoom Phone on yleensä puhelinjärjestelmäkerros. AI-vastauspalvelu on yleensä puhelujen käsittelykerros. Ne voivat toimia yhdessä.
Milloin Zoom Phone on hyvä valinta
Zoom Phone sopii hyvin, kun tiimisi käyttää jo Zoomia ja haluaa hallittavaksi vähemmän työkaluja.
Se on usein järkevä valinta, kun:
- Työntekijäsi tarvitsevat suoria yritysnumeroita tai alanumeroita
- Yritys haluaa yhden hallintapaneelin kokouksille, chatille ja puhelimille
- Sinulla on etä- tai hybridityöntekijöitä
- Haluat lopettaa toimiston puhelinlaitteiston ylläpidon
- Tarvitset puhelujonoja, automaattisia puhelunvastaanottajia ja vastaajan yhdessä järjestelmässä
- Puhelumäärä on tärkeä, mutta ei niin monimutkainen, että tarvitsisit täyden yhteyskeskuksen
Se voi olla myös hyvä askel pois henkilökohtaisista matkapuhelimista. Henkilöstö voi soittaa yritysnumerosta paljastamatta omia numeroitaan.
Missä Zoom Phone voi jäädä vajaaksi
Zoom Phone on puhelinjärjestelmä. Se ei automaattisesti ratkaise kaikkia saapuvien puhelujen ongelmia.
Kiinnitä huomiota näihin aukkoihin:
- Puheluihin voi silti jäädä vastaamatta, jos kukaan ei ole saatavilla
- IVR-valikot voivat turhauttaa soittajia, jos ne ovat liian pitkiä
- Puhelujonot vaativat edelleen riittävästi henkilöstöä vastaamaan
- Aukioloaikojen ulkopuolisille puheluille tarvitaan selkeä suunnitelma
- Monimutkainen myynnin tai tuen kvalifiointi voi vaatia lisätyönkulkutyökaluja
- Joillain toimialoilla tallennukseen, suostumukseen, tietosuojaan tai hätäpuheluihin tarvitaan tiukempia sääntöjä
Hyvä tietää: Pilvipuhelinjärjestelmä parantaa reititystä. Se ei takaa, että jokainen soittaja saa apua. Seuraa vastaamattomia puheluja, vastaajaviestien osuutta, odotusaikaa sekä varaus- tai konversioastetta vaihdon jälkeen.
Miten ottaa Zoom Phone käyttöön ilman yllätyksiä
Hyvä käyttöönotto on enimmäkseen suunnittelua. Tee tämä ennen kuin siirrät numeroita tai koulutat tiimin.
- Listaa kaikki nykyiset puhelinnumerot, mukaan lukien päälinjat, suorat linjat, faksilinjat, maksuttomat numerot ja toimipistenumerot.
- Päätä, kuka tarvitsee suoran numeron, kuka tarvitsee vain alanumeron ja kuka ei tarvitse puhelinyhteyttä.
- Kuvaa puheluvirrat aukioloaikoina, aukioloaikojen ulkopuolella, pyhäpäivinä ja ruuhkatilanteissa.
- Kirjoita tervehdys ja valikkovaihtoehdot ennen automaattisen puhelunvastaanottajan rakentamista.
- Päätä, mitkä tiimit tarvitsevat puhelujonoja ja mitä tapahtuu, kun kukaan ei vastaa.
- Varmista hätäpuhelujen tiedot jokaiselle toimipisteelle ja etätyöntekijäryhmälle.
- Testaa numeroiden siirron aikataulut ennen vanhan palveluntarjoajan irtisanomista.
- Kouluta henkilöstö puhelunsiirtoihin, vastaajaan, soittajan tunnukseen, mobiilikäyttöön ja eskalointiin.
- Käy puhelulokit läpi käyttöönoton jälkeen ja korjaa reititysongelmat ensimmäisen viikon aikana.
Suurin käyttöönottovirhe on vanhan puhelinvalikon kopiointi kysymättä, auttaako se edelleen soittajia. Pidä valikot lyhyinä. Reititä soittajan tarpeen mukaan, älä organisaatiokaaviosi mukaan.
AI-vastauspalvelun käyttö Zoom Phonen kanssa
Jos suurin ongelmasi on vastaamattomat puhelut, pelkkä Zoom Phone ei välttämättä riitä. Tarvitset joko lisää henkilöstöä, ihmisten hoitaman vastauspalvelun tai AI-puhelunkäsittelyn.
AI-vastauspalvelu voi vastata, kun tiimisi on varattu, suljettu tai seuloo puheluja. Se voi kerätä soittajan tiedot, vastata yleisiin kysymyksiin, reitittää kiireelliset asiat ja välittää tiimillesi selkeät yhteenvedot.
Tästä on hyötyä yrityksille, jotka haluavat:
- Vähentää vastaamattomia puheluja palkkaamatta vastaanottajaa
- Hoitaa aukioloaikojen ulkopuoliset puhelut
- Kvalifioida liidit ennen kuin myyjä soittaa takaisin
- Varata aikoja tai kerätä esitietoja
- Tukea soittajia useammalla kuin yhdellä kielellä monikielisen tuen avulla
- Automatisoida toistuvia saapuvia puheluja saapuvien puhelujen automaatiolla
Mittaa samat asiat ennen AI-vastaamisen lisäämistä ja sen jälkeen:
- Vastaamattomien puhelujen osuus
- Vastaajaviestien osuus
- Keskimääräinen vastausaika
- Talteen saatujen kvalifioitujen liidien määrä
- Varatut ajat tai täytetyt esitietolomakkeet
- Puhelut, jotka tarvitsevat edelleen ihmisen jatkotoimenpiteen
Jos haluat nähdä, miten AI-puhelunkäsittely sopisi nykyisen puhelinratkaisusi ympärille, varaa demo omalla todellisella puheluvirrallasi. Ota mukaan esimerkkejä hyvistä puheluista, huonoista puheluista ja puheluista, joita tiimisi ei pitäisi koskaan käsitellä manuaalisesti.
Yhteenveto
Zoom Phone on pilvipohjainen yrityspuhelinjärjestelmä. Se sopii hyvin, jos tiimisi tarvitsee puhelut, numerot, alanumerot, vastaajan, reitityksen ja hallintatyökalut Zoom-ekosysteemissä.
Ennen ostoa tarkista nykyiset pakettitiedot, mallinna todellinen puhelumääräsi ja kuvaa puheluvirrat. Jos pääongelma on se, että soittajat eivät saa vastausta, yhdistä puhelinjärjestelmä henkilöstöön, ihmisten hoitamaan vastauspalveluun tai AI-vastaamiseen sen sijaan, että odottaisit pelkän reitityksen korjaavan asian.
Usein kysytyt kysymykset
Mihin Zoom Phonea käytetään?
Zoom Phonea käytetään yrityspuheluihin internetin kautta. Se antaa tiimeille yritysnumerot, alanumerot, vastaajan, puhelujen reitityksen, jonot ja hallintatyökalut.
Paljonko Zoom Phone maksaa?
Zoom Phonen hinta riippuu alueesta, pakettityypistä, käyttäjämäärästä, puhelumäärästä ja lisäosista. Tarkista Zoomin nykyinen hinnoittelu tai tarjous ja arvioi sitten käyttö minuuttien, maksuttomien numeroiden, kansainvälisten puhelujen, laitteiden ja tallennustarpeiden osalta.
Voiko Zoom Phone korvata lankapuhelimen?
Kyllä, monissa yrityksissä Zoom Phone voi korvata toimiston lankapuhelimet pilvipuhelinjärjestelmällä. Ennen vaihtoa varmista numeroiden siirto, hätäpuhelut, pöytäpuhelintarpeet, internetyhteyden luotettavuus ja toimialasi mahdolliset vaatimustenmukaisuussäännöt.
Onko Zoom Phonessa automaattinen puhelunvastaanottaja?
Kyllä, Zoom Phone tukee automaattisia puhelunvastaanottajia ja puhelujen reititysvalikoita. Pidä valikko lyhyenä ja testaa sitä oikeilla soittajilla, jotta se reitittää ihmiset heidän tarpeensa mukaan eikä vain sisäisten osastojesi perusteella.
Onko Zoom Phone sama asia kuin Zoom Contact Center?
Ei. Zoom Phone on yrityspuhelinjärjestelmä puheluihin, alanumeroihin, vastaajaan ja reititykseen. Zoom Contact Center on rakennettu suuremman volyymin palvelu- tai myyntitiimeille, jotka tarvitsevat yhteyskeskuksen työnkulkuja ja agenttien hallintaa.
Voiko AI-vastauspalvelu toimia Zoom Phonen kanssa?
Kyllä. AI-vastauspalvelu voi toimia Zoom Phonen kaltaisen puhelinjärjestelmän rinnalla ja vastata ylivuoto-, aukioloaikojen ulkopuolisiin tai toistuviin puheluihin. Siitä on eniten hyötyä, kun ongelmana ovat vastaamattomat puhelut tai hidas jatkotoimi, ei pelkkä puhelujen reititys.
Haluatko nähdä Wiserep AI:n toiminnassa?
Varaa henkilökohtainen demo tai aloita ilmainen kokeilu tänään – ota käyttöön jopa tunnissa.