Zoom Phone: 料金、機能、設定

Zoom Phoneは、ビジネス通話向けのZoomのクラウド電話システムです。従来のオフィス電話環境を置き換える、または補完するもので、VoIP通話、ビジネス用電話番号、通話ルーティング、ボイスメール、管理機能を使えます。すでに会議でZoomを使っているなら、電話、会議、メッセージを1社のベンダーにまとめるシンプルな方法になります。

Zoom Phoneとは

Zoom PhoneはクラウドPBXです。PBXはprivate branch exchangeの略で、社内の通話を振り分ける電話システムを指します。

オフィスの機器棚で電話設備を動かす代わりに、Zoomがクラウド上で電話システムをホストします。チームは次の方法で発着信します。

• Zoomデスクトップアプリ
• Zoomモバイルアプリ
• 対応するデスクフォン
• 会議室または共有スペースの電話機

顧客から見ると、通常のビジネス用電話番号です。チーム側では、電話番号、内線、コールキュー、ボイスメール、レポートを管理できるアプリに近い形で動きます。

Zoom PhoneはZoom Meetingsとは別のものです。Meetingsはビデオ通話用です。Zoom Phoneは、公衆電話網を使った通常の着信・発信通話用です。

Zoom Phoneでできること

Zoom Phoneの機能は、国、プラン、管理者設定によって変わります。一般的に、企業は次の基本機能を見て検討します。

• ビジネス用電話番号と内線
• 着信と発信
• 通話転送、保留、転送設定、代理対応
• 自動応答とIVRメニュー
• 営業やサポートなどのチーム向けコールキュー
• ボイスメールとボイスメール文字起こし
• 通話録音の管理
• 発信者番号の管理
• 緊急通報の設定
• 対応地域でのSMSとMMS
• 分析と通話ログ
• 設定に応じて、Salesforce、Microsoft Teams、Google Workspace、Slackなどのツールとの連携

知っておくべきこと: SMS、通話録音、緊急通報、電話番号の提供状況などの機能は、すべての国で同じではありません。番号を移行する前に、対象国、プラン、コンプライアンス要件を正確に確認してください。

Zoom Phoneの料金: 購入前に確認すること

Zoomは地域別に料金を公開しており、パッケージ内容も時間とともに変わります。そのため、最新のZoom料金ページまたは見積もりを正としてください。

予算を立てるときは、月額のユーザー料金だけを見ないでください。先に次の項目を確認します。

• 直接電話を使う必要があるユーザー数
• ロビー、倉庫、クリニック、小売店舗などの共有電話
• 想定される月間の着信・発信分数
• フリーダイヤル通話量がある場合はその量
• 国際通話の必要性
• SMSまたはMMSの利用量
• 通話録音と保存の必要性
• デスクフォン、ヘッドセット、会議室用デバイス
• 番号ポーティングの必要性
• 設定とトレーニングにかかる管理者の時間

一般的なZoom Phoneのプラン種類は次のとおりです。

きれいに比較したい場合は、1か月分の通話モデルを作ります。実際の通話ログがあれば使ってください。なければ、切り替える前に2週間、通話量を記録します。

Zoom Phoneと他の電話オプションの違い

Zoom Phoneはいくつかある選択肢の1つです。適切な選択は、電話システムが必要なのか、コンタクトセンターが必要なのか、それとも誰かに電話対応を任せたいのかによって変わります。

Zoom Phoneは通常、電話システムのレイヤーです。AI電話応答サービスは通常、通話対応のレイヤーです。両方を組み合わせて使えます。

Zoom Phoneが向いているケース

Zoom Phoneは、チームがすでにZoomで仕事をしていて、管理するツールを減らしたい場合に合います。

特に次のような場合に向いています。

• 従業員にビジネス用の直通番号や内線が必要
• 会議、チャット、電話を1つの管理コンソールで扱いたい
• リモートまたはハイブリッド勤務のスタッフがいる
• オフィス電話機器の保守をやめたい
• コールキュー、自動応答、ボイスメールを1つのシステムで使いたい
• 通話量は重要だが、フル機能のコンタクトセンターが必要なほど複雑ではない

個人の携帯電話から移行する一歩としても有効です。スタッフは個人番号を公開せず、ビジネス用番号から発信できます。

Zoom Phoneで足りないこと

Zoom Phoneは電話システムです。すべての着信問題を自動的に解決するわけではありません。

次のような不足に注意してください。

• 対応できる人がいなければ、電話は引き続き未応答になる
• IVRメニューが長すぎると、発信者にストレスを与える
• コールキューには、結局対応できる十分なスタッフが必要
• 営業時間外の電話には明確な計画が必要
• 複雑な営業やサポートの見込み判定には、追加のワークフローツールが必要な場合がある
• 業界によっては、録音、同意、プライバシー、緊急通報についてより厳しいルールがある

知っておくべきこと: クラウド電話システムはルーティングを改善します。ただし、すべての発信者が必ず対応を受けられるとは限りません。切り替え後は、取り逃し電話、ボイスメール率、保留時間、予約率またはコンバージョン率を追跡してください。

予想外の問題なくZoom Phoneを設定する方法

よい導入の大半は計画で決まります。番号を移行したりチームをトレーニングしたりする前に、次を行ってください。

1. 代表番号、直通番号、FAX番号、フリーダイヤル、拠点番号を含め、現在使っているすべての電話番号を一覧にする。
2. 誰に直通番号が必要か、誰は内線だけでよいか、誰は電話アクセスが不要かを決める。
3. 営業時間内、営業時間外、休日、オーバーフロー時の通話フローを整理する。
4. 自動応答を作る前に、あいさつ文とメニュー項目を書く。
5. どのチームにコールキューが必要か、誰も応答しない場合にどうするかを決める。
6. 各拠点とリモート勤務者グループの緊急通報情報を確認する。
7. 古いプロバイダーを解約する前に、番号ポーティングの所要期間を確認する。
8. 転送、ボイスメール、発信者番号、モバイル利用、エスカレーションについてスタッフをトレーニングする。
9. リリース後に通話ログを確認し、最初の1週間でルーティングの問題を修正する。

設定で最も大きな失敗は、古い電話ツリーが今も発信者の役に立つかを確認せず、そのままコピーすることです。メニューは短くします。組織図ではなく、発信者の意図に基づいて振り分けます。

Zoom PhoneでAI電話応答サービスを使う

主な問題が取り逃し電話なら、Zoom Phoneだけでは足りない場合があります。追加のスタッフ、ライブ電話応答サービス、またはAIによる通話対応が必要です。

AI電話応答サービスは、チームが忙しいとき、営業時間外、または通話をスクリーニングしたいときに応答できます。発信者情報を集め、よくある質問に答え、緊急の用件を振り分け、整理された要約をチームに渡せます。

これは、次のことをしたい企業に役立ちます。

• 受付担当者を雇わずに取り逃し電話を減らす
• 営業時間外の電話に対応する
• 営業担当者が折り返す前にリードを見極める
• 予約を入れる、または受付情報を集める
• 多言語サポートで複数言語の発信者に対応する
• インバウンド自動化で繰り返しの着信を自動化する

AI応答を追加する前後で、同じ指標を測定してください。

• 取り逃し電話率
• ボイスメール率
• 平均応答時間
• 獲得した有望リード数
• 予約件数または完了した受付フォーム数
• なお人間のフォローアップが必要な通話

現在の電話環境にAI通話対応をどう組み込めるか見たい場合は、実際の通話フローを使ってデモを予約してください。良い通話、悪い通話、チームが手動で対応すべきでない通話の例を用意してください。

まとめ

Zoom Phoneはクラウド型のビジネス電話システムです。チームがZoomのエコシステム内で、通話、電話番号、内線、ボイスメール、ルーティング、管理機能を必要としている場合に合います。

購入前に、最新のプラン詳細を確認し、実際の通話量をモデル化し、通話フローを整理してください。主な問題が発信者に応答できていないことなら、ルーティングだけで解決しようとせず、電話システムにスタッフ、ライブ電話応答サービス、またはAI応答を組み合わせてください。